Símbolos de la Memoria
Los documentos oficiales una vez tramitados y surtidos los efectos que se derivan de ellos deben ser archivados. El archivo es la memoria de la Administración pública.
No se puede concebir la existencia de un organismo sin la existencia de un archivo.
Una vez que los documentos se archivan son marcados con los signos de su nuevo responsable. Sellos, ex libris y hasta las cintas de hiladillo o balduque para atar los legajos incluyen elementos simbólicos.
Balduques para formar legajos y cintas para coser documentos
La costumbre de utilizar el balduque o la cinta de hiladillo para atar legajos se generalizó a partir de la segunda mitad el silo XIX. Se utilizó como sustitutivo del cordel de cáñamo y las tiras de cuero que cortaban el papel de los legajos al apretar en exceso el nudo de cierre.
A partir de los años 20 del siglo pasado se observa cómo la cinta de balduque o hiladillo que se utiliza para confeccionar los legajos se tejía con los colores de la bandera nacional.
Esta costumbre se mantuvo durante la República. Las cintas también se han usado para coser aquellos documentos considerados más solemnes por la Administración: tratados internacionales, leyes y decretos.
Estos documentos se redactaban bajo formalidades estrictas. En estos caso las cintas utilizadas con los colores de la bandera eran de mucho mayor calidad, pues estaban destinadas a perdurar tanto como lo hiciera el documento del que pasaban a formar parte.
Sellos del Archivo de la Dirección General Real Tesoro y «ex libris» del Archivo General de Rentas
1801-1850 Hay noticia de la existencia del Archivo General de Rentas desde 1750. El Archivo de la Dirección General del Real Tesoro se creó en 1824. Ambos desaparecieron al integrarse sus oficinas y sus fondos documentales en el Archivo General del Ministerio de Hacienda creado por Orden de 25 de junio de 1850.
La obligación de sellar los documentos que ingresan en un archivo con sello específico se pierde en la noche de los tiempos. Durante el siglo XIX hay constantes referencias normativas a ello.
En un principio los documentos se guardaban en legajos, un mazo de expedientes y documentos, atados con cinta y con una cartela, de papel o de cartón, en el que se hacían las anotaciones que se estimasen oportunas: un simple número, la oficina de la que procedían los papeles o hasta el contenido de los mismos.
Posteriormente en ellas se fue colocando el nombre del Archivo en el que ingresaban los documentos.
