Los funcionarios y oficiales públicos ejercen su cargo como agentes de la autoridad. Son responsables de la tramitación de los asuntos y de proponer las resoluciones que deben autorizar los máximos responsables de la Administración, desde el Jefe del Estado hasta los directores generales.

La vía de expresión de los trámites administrativos ha sido tradicionalmente el documento escrito sobre papel, aunque paulatinamente cada vez tenga mayor peso el soporte electrónico.

Para que un documento oficial sea indubitable no basta con que el escrito sea firma-do de puño y letra por un funcionario.Tiene que estar acompañado de otros elementos que garanticen tanto la identificación del órgano que emite un acto administrativo –el membrete—, como la validez del mismo –el sello—.

En un primer momento el diseño y las formalidades del escrito, así como el sello eran los únicos elementos que dotaban carácter oficial a un documento. Desde la modernización burocrática de la Administración española que tuvo lugar entre fina-les del siglo XVIIII y principios del XIX, comenzó a utilizarse el membrete en los escritos oficiales.

El uso del membrete y del sello se afianzará durante el siglo XIX. Serán parte de las garantías formales en los actos administrativos. Desde 1845 su uso será una costumbre definitivamente asentada.